品質マネジメントシステムの構築に際し、規格の要求事項を満たした、関連文書や帳票類を作成することは当然重要なことです。そして、全社員に対し、構築した品質マネジメントシステムの理解・浸透を図らねばなりません。
特に各部門の管理者は、業務に関連する文書や帳票に従った仕事ができているか自部門の社員の仕事とその結果に関心を持たねばなりません。社員全員がルール通りに作業ができるようになるまでは、ルールや手順が理解できるまでしつこく説明し、説明した通りに仕事を行っているか見届けることが大切です。しつこい指導が、早期理解・浸透には必要なことだと私は考えております。
品質マネジメントシステム構築段階では、規格の要求事項を満たしつつも、まずは、少し背伸びして（あまり無理をしないで）守れる「しくみ」を作ることが大切です。
品質マネジメントシステムが浸透し、確実に運用されるようになれば、良い結果が得られ、企業は次第に発展するはずです。これに合わせ品質マネジメントシステムを少しずつ見直しながらレベルアップさせていく。・・・を繰り返すことが、継続的改善につながります。
こういった文書制定や改訂作業の中で、関係者の文書作成及び文書管理能力が磨かれます。これらの能力は、実戦でしか身に付かないものであり、品質マネジメントシステム構築・運用におけるメリットの一つであると私は考えております。
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